Come smistare automaticamente le e-mail riguardanti OTRS in una specifica cartella
Due premesse:
1) Le e-mail di notifica
Le “notifiche”, cioe' le e-mail inviate da OTRS per informarvi sulle novita' riguardanti i ticket delle vostre code, si possono attivare in tutto o in parte modificando opportunamente le vostre preferenze nella colonna Colonna “Email Settings / Impostazioni email”. Potete anche scegliere di non abilitare le notifiche per non saturare la vostra casella di posta, ma in questo caso dovete accedere a https://support.sissa.it con frequente regolarita'. Avete a disposizione anche una pagina su: Come distinguere le diverse tipologie di notifiche dall'oggetto della e-mail. Tutte le notifiche hanno come mittente otrs@support.sissa.it e l'oggetto inizia con [Ticket#….. Segue un immagine con alcuni esempi di notifiche:
2) Le e-mail con ...Ticket#... nell'oggetto che NON SONO notifiche
Tramite OTRS potete ricevere nella vostra casella di posta delle e-mail che NON sono notifiche ed un'eventuale vostra risposta dovra' essere effettuata dalla vostra casella di posta personale.
Il mittente puo' variare, dipende da quale coda viene inviata l'e-mail (ad ogni coda puo' essere assegnato un indirizzo specifico, per esempio presenze@sissa.it).
Anche l'oggetto puo' iniziare in maniera diversa (Re:[Ticket#…] o Fwd:[Ticket#…] o anche un misto di Re: e Fwd: prima del [Ticket#…]). In genere sono state inviate da un collega per:
- rispondere ad una vostra richiesta trasformata in ticket (per esempio quelle da presenze@sissa.it);
- chiedervi un'informazione/autorizzazione senza la quale non puo' procedere alla risoluzione del ticket;
- per informarvi di una determinata situazione gestita tramite OTRS.
Seguono degli esempi per farvi comprendere meglio alcune delle casistiche appena citate:
Filtrare le e-mail
Con questa bella premessa volevo farvi capire che il mittente e la composizione dell'oggetto sono variabili.
I filtri vanno percio' impostati con attenzione a seconda di quello che desiderate ottenere.
Se volete far spostare automaticamente le e-mail riguardanti i ticket/OTRS in arrivo nella vostra casella di posta in una cartella diversa da INBOX, dovete attivare un filtro su webmail, NON su THUNDERBIRD.
Vai alla pagina Support Desk - Accesso alla guida